Vaatimustenmukaisuuskehys „ScandicEstate” LEGIER BETEILIGUNGS MBH

1. Johdanto

• Tarkoitus: Tämä vaatimustenmukaisuuskehys varmistaa, että LEGIER BETEILIGUNGS MBH (jäljempänä „LEGIER”, „me” tai „meitä”) ja sen liittyvät tuotemerkit SCANDIC ESTATE, SCANDIC PAY, SCANDIC TRUST ja SCANDIC TRADE (jäljempänä „SCANDIC-tuotemerkit”) noudattavat lakisääteisiä vaatimuksia, eettisiä normeja ja parhaita käytäntöjä, erityisesti ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyvien huolellisuusvelvoitteiden osalta. Tavoitteena on välttää, tunnistaa ja minimoida riskit liiketoiminnassamme ja toimitusketjuissamme.
• Oikeudellinen perusta: Kehys perustuu Saksan lakeihin, erityisesti Toimitusketjun huolellisuusvelvollisuuslakiin (LkSG), joka määrää huolellisuusvelvoitteet toimitusketjuissa ihmisoikeuksien ja ympäristön suojelemiseksi.

2. Soveltamisala

• Katettavat tahot: Koskee LEGIER BETEILIGUNGS MBH:ta ja kaikkia SCANDIC-tuotemerkkejä.
• Toimitusketjun kattavuus: Sisältää kaikki suorat toimittajat ja tarvittaessa epäsuorat toimittajat, jotka osallistuvat tavaroiden ja palveluiden tuotantoon ja toimittamiseen LEGIER:lle ja SCANDIC-tuotemerkeille.

3. Riskienhallinta

• Riskinarviointiprosessi:
  • Vuosittainen riskianalyysi ihmisoikeuksiin ja ympäristöön liittyvien potentiaalisten riskien tunnistamiseksi toiminnassamme ja toimitusketjuissamme.
  • Riskien arviointi niiden vakavuuden, esiintymistodennäköisyyden ja lieventämiskykymme perusteella.
• Riskien lieventämisstrategiat:
  • Tunnistettujen riskien toimintasuunnitelmien kehittäminen ja toteuttaminen, mukaan lukien yhteistyö toimittajien kanssa, korjaavat toimenpiteet ja tarvittaessa liikesuhteiden päättäminen.
  • Vaatimustenmukaisuudesta vastaava henkilö valvoo näiden strategioiden toteuttamista.

4. Periaatteiden julistus

• Sitoumus: LEGIER sitoutuu kunnioittamaan ihmisoikeuksia ja ympäristönormeja kaikissa liiketoiminnoissaan, mukaan lukien pakkotyön, lapsityövoiman, syrjinnän ja ympäristötuhojen estäminen.
• Odotukset toimittajilta: Toimittajien on noudatettava samoja normeja ja toimittava Toimittajien toimintasääntöjemme mukaisesti.

5. Huolellisuusprosessit

• Toimittajien arviointi ja valinta:
  • Uudet toimittajat käyvät läpi huolellisuustarkastuksen.
  • Olemassa olevia toimittajia tarkastetaan säännöllisesti auditoinneilla.
• Seuranta ja auditoinnit:
  • Säännölliset auditoinnit korkean riskin toimittajille, suoritettu sisäisesti tai kolmansien osapuolten toimesta.
• Korjaavat toimenpiteet:
  • Rikkomusten tapauksessa toimittajien on toteutettava korjaavat toimenpiteet määräajassa, muuten sopimus puretaan.

6. Valitusmekanismi

• Valitusten jättämiskanavat:
  • Anonyymin ilmoitusjärjestelmän perustaminen työntekijöille, toimittajille ja ulkoisille sidosryhmille.
  • Käytettävissä olevat kanavat:
    • Verkkoportti: Turvallinen, monikielinen järjestelmä.
    • Sähköposti: compliance@ScandicEstate.com
    • Puhelin: +49 (0) 232 57 44 78
    • Ulkopuolinen vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilö: Asianajaja Axel Kapust.
• Käsittelymenettely:
  • Valitukset tutkitaan luottamuksellisesti vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilön ja asianmukaisten osastojen toimesta.
• Ilmoittajien suoja:
  • Luottamuksellisuus ja suoja kostotoimilta hyvässä uskossa toimiville ilmoittajille.

7. Raportointi

• Sisäinen raportointi:
  • Vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilö raportoi neljännesvuosittain johtokunnalle vaatimustenmukaisuustoimista ja valituksista.
• Ulkoinen raportointi:
  • Vuosittainen vaatimustenmukaisuusraportti huolellisuusponnisteluistamme.

8. Koulutus ja tietoisuuden lisääminen

• Työntekijöiden koulutus:
  • Pakollinen vuosittainen koulutus kaikille työntekijöille ihmisoikeuksista, ympäristönormeista ja ilmoitusjärjestelmästä.
• Viestintä:
  • Kehys välitetään sisäisten portaalien, toimittajasopimusten ja julkisten verkkosivustojen kautta.

9. Seuranta ja tarkistus

• Säännölliset tarkistukset:
  • Kehyksen vuosittainen tarkistus sen tehokkuuden ja lakivaatimusten noudattamisen arvioimiseksi.
• Jatkuva parantaminen:
  • Säätöjä palautteen ja uusien riskien perusteella.

Tärkeät roolit ja vastuut

• Johtokunta (Tetiana Starosud): Kokonaisvastuu ja kehyksen hyväksyminen.
• Vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilö (Asianajaja Axel Kapust): Kehyksen valvonta, ilmoitusjärjestelmän hallinta ja raportointi johtokunnalle.
• Osastojen johtajat: Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen omilla alueillaan.
• Työntekijät: Kehyksen noudattaminen ja huolenaiheiden raportointi.

Yhteystiedot

• LEGIER BETEILIGUNGS MBH Kurfürstendamm 195, 10719 Berliini, Saksa
  Puhelin: +49 (0) 30 99211 - 3 469
  Faksi: +49 (0) 30 99211 - 3 225
  Sähköposti: Info@ScandicEstate.com
• Vaatimustenmukaisuuden vastuuhenkilö Asianajaja Axel Kapust
  Jägerallee 29, 14469 Potsdam, Saksa
  Puhelin: +49 (0) 232 57 44 78
  Sähköposti: Info@ScandicEstate.com

Tämä vaatimustenmukaisuuskehys varmistaa, että LEGIER ja SCANDIC-tuotemerkit toimivat eettisesti ja lainmukaisesti, keskittyen ihmisoikeuksiin ja ympäristönormeihin.